Cómo llevar adelante un proceso de análisis de gestión de un restaurante de manera profesional
El análisis de gestión en un restaurante es un proceso crucial para determinar el éxito y la eficiencia del negocio.
Aquí te compartimos una descripción en 7 puntos claves y de manera resumida del proceso de análisis de gestión de un restaurante:
Recopilación de datos: La primera etapa es recopilar información relevante sobre el restaurante, como ingresos, costos, inventario y horas de operación.
Identificación de áreas de oportunidad: Una vez que se tienen los datos, se analizan para identificar cualquier área que pueda ser mejorada, cómo aumentar la eficiencia en la preparación de los alimentos o reducir los costos de suministro.
Evaluación de la estrategia actual: Se evalúa la estrategia actual del restaurante para determinar si es eficaz y se ajusta a los objetivos del negocio.
Análisis de la competencia: Se investiga a la competencia para ver qué estrategias están utilizando y si existe alguna oportunidad para diferenciarse.
Definición de objetivos: Una vez identificadas las oportunidades y evaluada la estrategia actual, se definen los objetivos a largo plazo para el restaurante.
Planificación de acciones: Se planifican acciones concretas para alcanzar los objetivos definidos, como la implementación de nuevos menús o la mejora de los procesos de preparación de los alimentos.
Seguimiento y evaluación: Es importante seguir y evaluar regularmente el progreso y los resultados del análisis de gestión para asegurarse de que se están logrando los objetivos y de que se están tomando las medidas necesarias para mejorar continuamente.
El proceso de análisis de gestión de un restaurante involucra la recopilación y análisis de datos, la identificación de oportunidades, la evaluación de la estrategia actual, la investigación de la competencia, la definición de objetivos, la planificación de acciones y el seguimiento y evaluación constante. Este proceso es clave para garantizar el éxito y la eficiencia del negocio a largo plazo.
Uno de los aspectos más importantes del proceso de gestión, es el cómo debe llevarse a cabo dicho proceso. Dicho de forma sencilla, ¿Qué números debo mirar? Y ¿Cómo? Y ese es un problema al que muchos responsables no saben enfrentarse de forma adecuada.
En primer lugar es necesario entender que sin indicadores es imposible determinar lo que pasa en el restaurante. Y dichos números surgen principalmente de las siguientes fuentes:
Sistema de gestión informatizado (TPV). Donde tendremos organizados los productos que vendemos por familias, las ventas por horas, el número de clientes, etc. Y en el que no se admite la tecla varios.
Facturas que llegan de los proveedores y servicios externos. Que deben introducirse en un sistema informatizado para tener la estructura de gastos.
Cómo gestionamos la caja del día a día. El dinero que se genera cada día debe gestionarse adecuadamente para asumir pagos futuros como por ejemplo: proveedores, salarios, etc.
La cocina. Dónde se generan los costes de materia prima y que deben supervisarse tomando como referencia los escandallos de cada plato.
Sin estos cuatro bloques es muy difícil obtener los indicadores necesarios para saber lo que le pasa a mi negocio.
¿Cómo hacemos el análisis?
El análisis que propongo es el que nosotros llevamos a cabo en las compañías con las que trabajamos, pero puede haber otros, todo dependerá de nuestros objetivos y necesidades.
Fase 1: Análisis de las ventas
En esta fase el objetivo es determinar si mi negocio atrae clientes, cómo es su comportamiento de consumo, en qué meses vendemos más, y si el negocio es capaz de generar unos ingresos sostenibles en el tiempo. ¿Qué indicadores miraremos?
El número de clientes por servicio y por día de la semana.
La facturación por servicio (comida, cena, menú, carta, postres, etc).
La facturación por productos (cuantas unidades de platos hemos vendido).
El número de referencias.
Las ventas por hora.
Etc.
Ejemplo. Si se los platos que más y menos se consumen, y conozco el coste de cada plato, puedo saber cuál sería la combinación de platos más rentables para mi negocio. El resultado será la mejora del margen de mis productos.
Fase 2: Análisis de los costes
Aquí organizamos y agrupamos todos los costes por familias. El objetivo es estructurar y ordenar cada uno de los costes en los que incurre el restaurante,. Habitualmente este trabajo lo hace el gestor, pero la cuenta de resultados que nos envía el gestor no sirve como herramienta de análisis, ya que es un modelo generalista y poco detallado.
¿Qué tipos de costes podemos tener?
Costes de materia prima.
Costes de personal.
Costes generales controlables.
Costes generales no controlables
El modelo de costes controlables y no controlables lo utilizamos en negocios donde se acostumbra a plantear un sistema de incentivos, o necesitamos comparar la eficacia de los responsables de varias unidades. Su ventaja es que nos permite separar entre los costes que el equipo y el responsable pueden controlar (y que pueden ser premiados por una buena gestión), y aquellos que el equipo humano del negocio no puede controlar (como por ejemplo el alquiler del local) y que corresponden a decisiones estratégicas.
Fase 3: Generar el mapa de situación del negocio
Una vez hemos analizado los datos de las dos fases anteriores, ya tendremos el mapa con la situación del negocio en lo que se refiere por ejemplo, a los siguientes criterios:
¿Las ventas están evolucionando?
¿Se ha incrementado el volumen de clientes?
¿El ticket medio está subiendo o bajando?
¿Qué platos deberíamos promocionar?
¿Cuál es el Prime Cost del restaurante? El Prime Cost es la suma del coste de personal y coste de materia prima en relación a las ventas.
El porcentaje de costes del menú en relación a las ventas ¿Se mantiene estable?
Obviamente cada negocio definirá el número de indicadores a supervisar mes a mes, lo que nos dará una situación muy acertada de cual es la situación de mi negocio.
Fase 4: Definir las decisiones de mejora
Finalmente, y en base al mapa de situación, tomaremos las decisiones que nos permitan corregir las desviaciones identificadas.
La aplicación de este proceso garantizará a corto plazo un negocio más rentable y sostenible. Obviamente no es fácil, se requiere tiempo y cierta capacidad analítica. Y por desgracia, los números son fríos y aburridos… o quizás no.
Los negocios persistentes son menos vulnerables en el tiempo. ¿Cómo es de vulnerable su restaurante?
